企业如何实施效益信息化

　　回顾中国施工企业过去20多年的信息化建设之路，虽然一直在快速发展当中，但在前进的道路上充满了坎坷。不少施工企业在信息化建设中，特别是在软件建设中的投入效果不理想。不理想的原因，固然有信息技术飞速发展，致使软件落后等客观因素，但也有领导层和管理层人员的认识不到位等人为主观因素。在此，笔者想就如何正确认识和实施企业效益信息化，与广大同仁进行交流，以期为企业信息化建设贡献微薄之力。

　　准确定位企业信息化的需求

　　施工企业信息化建设项目的效果如何，首先要考虑是否满足了企业的需求。企业通过实施信息化项目，企业的决策工作更加透明公正，企业的管理工作更加标准规范，责任更加明确，无论是高层领导还是普通员工，都基于网络实现扁平化工作方式。同时，施工企业信息系统需要满足不同层次人员的需求，包括：

　　满足高层领导需求。目前企业信息系统的规划设计不同于过去，决不能立足部门需求进行规划设计，要遵循“从上到下，由内及外”的设计原则。要立足集团公司、总公司或行业高度，要考虑不同部门之间的信息共享;要考虑信息的集成和综合。对于施工企业的高层领导来说，需要借助信息系统软件进行大量审批或浏览工作，而这些工作往往需要专门的窗口界面，最好的办法是将领导审批的所有事务、浏览的所有文件全部集成在OA界面。即领导不需要一会儿进入合同窗口，一会儿进入别的窗口去寻找审核内容，采用统一的、相对固定的OA界面，即采用B/S操作模式、Internet工作范围，领导可以在出差、旅游或家庭进行办公，极大提高领导的工作效率和工作潜能。但需要开发软件时实现合同、人力资源、物资等子系统与OA的集成和一体化。另外，领导网上审批的工作并不固定，这就要求软件有自定义和配置功能，当需要领导网上审批人员调动事务时，相关工作人员就能够将人员调动信息从人力资源窗口配置到OA窗口，以便于领导审核。

　　满足基层业务人员需求。在实施企业信息系统的用户需求阶段，基层业务人员可以从业务、流程、软件的美观性和操作使用的方便性等方面提供需求。提供的需求要与企业整体的需求相统一，要避免采用对过去手工业务进行简单照相的方式，要对原有流程进行梳理和改造。基层业务人员使用的综合项目管理系统，应当具有与现有的桌面应用程序方便集成的功能;应具有基于浏览器的系统自动安装与自动更新的功能。

　　满足中层管理人员需求。由于中层管理人员居于高层领导和基层业务人员之间，其对信息系统的需求也表现为两者兼有。即不单有基层业务人员常用的数据录入、查询、报表打印等功能，同时也有网上拟稿、核稿、会签、审核等功能。对于软件的需求，表现为通用性需求，例如要求软件具有：完全的标准化和规范化设计;方便的自定义和自动提醒功能;完善的权限管理功能;良好的开放性、安全性和扩展性;灵活的配置功能;标准与统一的打印方式;灵活的查询功能;更加美观的用户界面。

　　总之，需求定位不准、软件难以实用，软件使用不起来，自然谈不上效益信息化。因此，准确定位施工企业信息化的需求是实现效益信息化的关键。

　　合理测算施工企业信息化建设项目的投入

　　企业信息化建设项目的投人是指信息系统从规划、设计、开发、实施、维护直到最后被更新或替代这样一个生命周期中所发生的全部费用。在这个生命周期中，首先要考虑其实施时的显性成本，同时也要考虑隐性成本。隐性成本一般是指信息化项目实施过程中产生的组织和管理成本。信息化建设项目的显性成本是可以事先测算的，一般由以下几部分组成：

　　信息化建设项目基础诊断与总体规划阶段的费用。施工企业信息化建设项目实施前，为避免信息化项目失败，一般要针对企业现状进行基础诊断与总体规划工作。这一阶段的主要工作，往往聘请有经验的咨询专家或咨询公司进行，其主要工作包括：信息化基础诊断与培训;企业在信息化方面的现状与存在的问题分析;企业信息化需求分析;企业信息化子系统划分;企业信息化建设方式选择;企业信息系统开发方式的选择;企业信息系统的开发模式的选择;企业业务流程规范化梳理和重新设计;企业不同组织机构和职能人员的管理制度建设;企业数据库(数据中心)方案设计;企业信息系统的可行性研究等。在此基础上，起草或完善企业信息化建设总体规划报告。这一阶段的工作技术含量高，又需要专家经验，是非常重要的阶段。通过专家咨询，给予企业信息化现状的准确定位，提出信息化解决方案。关于这一阶段工作的费用，目前没有统一的标准。根据笔者的了解，如果采用招标的方式，报价一般在30～60万元之间。但如果采用专家咨询方式，本单位专业人员参与共同完成规划工作，其成本将大幅度降低。

　　信息化建设项目设计、开发实施和维护阶段的费用。在企业总体规划报告完成后，基于该报告的建设方案，需要进行信息化软硬件实施项目的招标工作，或者经过用户单位的考察直接进入签订合同阶段。从招标、签订合同、用户需求分析、信息系统设计、软件开发、调试与安装实施、软件操作使用培训、系统维护培训、信息系统试运行与维护。这一阶段的工作投入比较大，特别是软件开发的投入，目前缺少统一的规范与标准，不少软件公司无序竞争，报价的高低差别很大。例如，就施工总承包企业特级资质标准信息化考评评分标准中的“综合项目管理”系统而言，根据笔者的了解，其报价高的在300多万元，而报价低的在50多万元。差别如此之大，作为用户单位要从如下几个方面，仔细分析其报价的合理性：

　　分析简单的购买软件方式是否可取。中国施工企业综合项目管理系统包括招投标、进度、成本、合同、物资、质量、安全、竣工、风险、设备、人力资源、档案等子系统，另外还包括OA和门户网站。根据笔者的了解，每个施工企业都有个性化的需求，这些子系统如果要真正用起来，软件的修改是不可避免的。即使国外的名牌软件厂商，软件的配置功能很强，一般来说，也只能满足70%～80%的用户需求。如果不考虑企业的个性化需求;如果将软件厂商的管理模式全盘提供给用户单位要求照搬，那是不实用的，难以满足中国施工企业管理多样化的要求。因此。对于中国施工企业的综合项目管理系统，采用简单的购买软件方式，虽然投资少，但因为软件难以实用、应用难以成功而不可取。

　　分析用户单位个性化的软件开发需要的费用。一般情况用户单位需要根据本单位的实际需求，即根据经过讨论后确定的业务流程、审批流程、部门和人员职责等方面的管理制度，进行软件的设计和开发。可以说，只有完全考虑了企业的个性化需求，开发出来的软件才是实用的。另外，企业个性化的需求不是一成不变的，随着企业的发展，机构和职能、业务流程、审批流程等都在不同程度地发生改变，可以说，在软件的2～3年的维护期内，软件的修改也是不可避免的。用户单位需要仔细分析软件厂商满足个性化需求、满足多次修改的开发工作量和开发费用，并把这些需求作为合同条款写入合同中;加之软件厂商需要安排1～2名维护人员现场辅助用户单位使用软件6个月。如果按照这样的工作量来测算，显然软件厂商50万元的报价是偏低的;反过来理解，软件厂商报价50万元，可能采用的是简单购买软件方式，没有考虑软件的多次修改、没有考虑用户单位个性化的需求、也没有考虑2人半年的现场辅助使用;如果只是应付信息化考核要求，无论对于软件厂商还是对于用户单位均是不可取的。

　　分析软件公司用于用户单位的直接费用。对于软件厂商的报价合理性分析，在满足个性化需求的前提下，需要仔细测算软件厂商用于用户单位的直接费用，指从签订合同开始到合同期结束的2～3年内，软件厂商用于用户单位的所有开支，举例说明如下：系统分析人员、开发人员和维护人员前往用户单位的差旅费和出差补助，按照40人次计算，大约10万元;系统维护人员现场辅助用户使用软件，按照2人累计180天计算，大约需要住宿费、出差补助和交通补助等费用9万元;人员工资，包括开发人员和系统分析和维护人员的工资，如果考虑2个开发人员累计工作半年;2个系统维护人员累计工作半年;1个系统分析人员累计工作半年计算，大约需要工资26万元。

　　上述通过举例测算，软件厂商在满足用户个性化需求的前提下，直接用于用户单位的费用大约45万元。此时，软件厂商应该的报价是多少呢?笔者给出多个方案见表1。

　　正确认识企业信息化的作用和效益

　　施工企业信息化建设是一项投资比较大的系统工程，所产生的效益和效果如何，不能简单地用“赚钱”来描述，它不同于研发新产品，有其独特的作用和优势，包括如下几个方面：

　　建立充分的信息共享机制，提高企业的市场竞争能力。在施工企业工程项目管理中，通过实施全企业的综合项目管理信息系统等信息化工作，可以实现施工企业、业主、监理、供应商等单位的信息共享;实现公司总部与分子公司和项目部、企业内部与外部单位之间的网络化管理，使企业内部各子公司之间、部门之间、企业与客户之间达到充分时信息共享;打破信息壁垒，建立充分的信息共享机制。这将增强企业对市场的敏感程度及对市场的反映速度，大大提高企业对市场的应变能力和竞争能力。

　　降低企业生产和综合经营成本，提高企业效益。施工企业的信息化，必然要求管理工作走向过程化、职能划分趋于综合化、组织机构逐步扁平化。这“三化”的实现，可不同程度地降低企业生产和综合经营成本，提高企业效益。

　　强化总公司对分/子公司、项目部的监管力度。施工企业的信息化可以强化总公司对各个分/子公司、各项目部经营情况的监管力度，避免了企业内部监管不力而造成的损失。更为重要的是信息系统整合了企业的综合优势，加强了企业内各部门、各子公司之间的相互协调，并有机地结合在一起。这样就避免了企业各部门之间各自为战、盲目决策的情况出现，减少了管理上的失误，减少了企业内部因为不协调而造成的资源(包括人力、物力、财务等)浪费。

　　促进企业业务流程的优化，实现体制创新和现代化集成管理。施工企业信息化管理促使企业进行流程重组、机构重组，建立新的管理体制，变职能管理为过程管理，由过去静态的、片面的、孤立的管理变成动态的、全面的、网络化的理性管理，使企业成为一个有机整体，实现“现代化集成管理”。

　　施工企业信息化建设项目的效益。施工企业信息化建设项目的效益表现在那里?有些领导只关注“赚钱”，这是不全面、不客观的。企业信息化既是一项战略性投资，具有可持续发展效益，又是一种新技术投资，其产生的效益可分为可持续发展效益、经济效益以及社会效益，具体详见表2。