覆盖项目生命周期的信息化管理（下）

发布日期：2014-12-10来源：本站编辑：钟晓颜

[摘要]

　　项目管理系统各模块功能

　　首钢建设项目管理信息系统共设置16个业务模块和3个系统模块，业务模块包括：投标管理、项目概况、结算报量、合同管理、材料管理、设备管理、 分包管理、结算中心、费用管理、成本管理、技术管理、施工管理、质量管理、安全管理、资金管理、竣工管理;系统模块包括：编码管理、机构管理、系统配置。

　　通过16个业务模块，实现了项目管理全部业务过程在线流转和项目成本中间预控、项目经营状况综合评价，横向通过投标、合同、材料、设备、分包、 成本等模块实现了项目生命周期全覆盖，将项目管理的业务横向打通;纵向将集团、分公司、项目部三个管理层级打通;数据层级通过基础编码统一管理，相关队伍 统一维护管理，项目成本归集、合同成本资金报表体系管理，实现了数据记录及项目数据积累，以便下一步进行数据挖掘和系统的深度研发。

　　投标管理。首钢建设投标管理实际业务主要包括项目跟踪管理、投标过程管理以及投标结果的动态反映，系统投标管理模块实现了实际业务的全部管理功能。

　　一是各单位跟踪项目信息实时记录，为开发人员提供了项目详细信息和项目当前状态，是跟踪、已投标、已中标，还是已放弃，便于专业管理部门对跟踪项目状态及时把握，避免了多个单位同时跟踪一条信息的内部竞争。

　　二是实现了招标文件、项目信息在线评审，缩短了评审周期。

　　三是自动生成动态的投标台帐供专业人员进行投标项目分析和日常业务管理，开标记录、投标文件(经济标、技术标)电子版实现了平台在线存储，方便查阅

　　合同管理。首钢建设项目管理系统设置了合同管理模块实现项目合同分类集中管理和动态查询汇总，同时在各专业 模块配置合同管理子模块方便操作和使用。合同管理模块涉及到的合同类型有：承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料采购合同、材料内(外)租合同、设 备内(外)租赁、检试验合同、运输合同、砼合同等。该模块主要功能为。

　　一是记录了合同基本信息，包括合同文本电子版、甲乙方基本信息等，永久保存，便于共享查阅;

　　二是合同起草、会签审批过程在线进行，规范了专业管理，提高了办公效率;

　　三是提供了灵活多样的查询汇总方式，可以按合同类型、地域、专业、甲乙方等多种口径查询汇总;

　　四是业务过程对合同的履行结果可以反馈合同，作为合同履行记录，如对合同的结算付款结果从资金管理模块自动反馈合同，与合同应付款形成对比;五是通过合同提醒和反馈的履约数据，可自动提示合同履约风险，例如可以设置合同竣工日期到期前自动提醒。

　　结算报量管理。系统的结算报量管理可实现对业主报量的全程在线统计，可自动生成专业管理需要的各种计量表格和申报表，汇总形成计量台帐及报表，计量汇总数据形成项目收入进入综合分析、项目银行等其他模块。

　　专业、劳务分包管理。针对分包队伍管理，系统建立了相关单位信息库，对分包队伍实行在线统一管理。系统记录 了各相关单位的基本信息、等级评定、历次合作、准入规则等，只有被评定合格的分包队伍才可以签订分包合同，准入信息库中没有的单位，或被列入黑名单的单位 不能选用，从而规范了专业管理，加强了制度的执行力。

　　针对分包合同、分包计量、分包结算、资金支付的管理，系统一是实现了分包合同的在线起草、审批与签订;二是可通过系统的分包计量功能形成对分包 单位中间报量的确认，并在此基础上，自动读取各专业对分包单位日常管理的奖罚信息，形成对分包单位的结算单，作为财务帐原始凭证;同时，在结算金额的基础 上，系统可以自动提取分包单位材料超领、甲方代购材料、设备超耗数据等作为支付资金时的扣款依据，这些扣款数据由材料、设备专业在本专业模块业务处理过程 中，通过实际耗用与分包单位耗用计划比对形成，作为扣款的参考数据。

　　材料管理。首钢建设经过大量的实际业务管理调研，在该模块的研发和实施应用方面，把握了两个原则：一是注重业务过程管理，而非状态型的事后记录;二是 “事前有控制、事中有记录、事后可追溯”，通过这两个原则实现了系统与实际管理的高度融合。

　　首钢建设项目管理信息系统，从材料管理实际业务出发，实现了对材料量、价、质等三方面的综合管控。

　　量的控制：

　　①从制度和软件两方面保证材料计划的提出和精准性，没有材料计划无法签订材料采购合同，对项目材料耗用量做到了事前控制。

　　②依据分包队伍材料领用计划来控制分包队伍的材料领用量，并最终作为超领扣款依据，降低了材料数量耗用风险;

　　③材料合同签订、入库超计划用量，则红色预警风险。

　　价的控制：

　　①系统可实现集中采购、竞标采购后调拨项目使用，一定程度上控制了材料采购的价格;

　　②系统记录历次材料入库价、合同签订价并与编码库中维护的材料指导单价形成对比图(材料价格曲线)，为材料采购人员提供材料的某一时间段的价格变动趋势，以便参考分析;

　　③材料入库单价超合同单价，则绿色预警提示，起到了材料价格风险过程控制的作用;

　　④系统根据材料入库验收情况自动生成材料采购结算单，减少了中间环节。

　　质的控制：

　　①合格供应商方可进入相关单位信息库;

　　②材料的合同签订、收料、发料、库存，每个环节的材料明细都具有可追溯性，出现质量问题可以一查到底;

　　设备管理。系统的设备管理模块形成了以设备台帐和设备编码库为基础支撑的设备管理体系。主要包括自有设备日常管理和项目使用设备的管控两方面的内容。

　　专业管理方面，具有设备台帐记录，设备调拨管理，设备折旧管理，设备的维修保养、检测记录及自动提醒等功能。

　　工程项目设备使用管理方面，一是设备使用必须以设备计划为入口，设备计划的提出又可以与经过系统审批的施工方案进行对照，一定程度上杜绝了项目使用设备及机械费用发生不规范的现象;二是设备台班在线填报，保证了台班数据的真实性，透明性，中间结算过程简单、明了。

　　结算管理。系统设置了独立的结算模块，实现了材料、设备、分包、通用合同结算的统一管理和汇总查询分析。业 务过程数据流转到结算中心，自动生成结算单，减少了手工工作量，避免了数据漏洞;超合同结算实时预警，减少了对分包队伍的结算风险;实现了结算过程网上流 转，结算结果实时打印;结算数据自动汇总统计，形成了相关单位的结算挂账统计中心、查询中心。

　　成本管理。实时归集：为真实反映项目成本，系统设计了实时的成本归集方式，所有成本数据都来源于业务数据， 一是材料成本以稳健性原则实行材料按工程部位领耗，一经领耗就自动进入成本归集，二是业务过程中的设备租赁、分包以实时结算挂账数据进入项目成本归集，保 证数据及时、真实、可靠;三是财务费用、项目期间费用等通过借款报销核销、资金审批环节进入工程成本，保证了项目成本数据的完整性，有效地解决了财务核算 由于时间滞后、人为因素影响，而不能及时、真实地反映项目实际成本的问题。同时为了通过信息化提升专业管理水平，业务过程数据在生成系统项目成本数据的同 时，通过本系统打印的业务凭证提交财务专业，作为入账原始凭证，与财务管理实现了业务对接。

　　成本分析：系统一是可将实时的成本归集数据与成本测算进行分部位对比，为项目实施、成本过程管控提供有价值的数据参考;二是系统还可以实现对投 标成本(合同签订金额)、目标成本(项目部承包价格)、测算成本及实际成本的总量对比。通过一总一分，一动一静的项目数据对比及定性分析，可及时发现项目 经营过程中的经营风险，以便调整经营策略，防止潜亏现象发生;三是采用穿透式分析方式，可逐级追溯，直至成本源，有利于分析成本异常信息。

　　资金管理。首钢建设项目管理系统的整体设计思路遵循“无计划、不发生;无发生、不记录;无记录，不结算;无结算、不付款”的原则，资金在线流转审批是整个系统管理的关键环节。

　　系统的资金管理模块实现了项目资金在线流转审批，借款、报销核销管理和项目内部银行管理。通过项目资金平台审批支付，约束了其他业务过程必须在线完成，提高了系统应用的推广力度;另外，付款以结算作为必要条件，避免了付款超结算的资金支付风险。

　　施工、质量、安全管理。施工管理：网络计划、形象进度、施工检查、项目日志和工程奖罚。网络计划分为工程总 体网络计划和月度网络计划及完成情况管理，可在线绘制并进行风险分析，指导下一阶段施工;形象进度管理，可通过系统对工程实际进度情况按照专业管理的要求 定期反馈，并上传现场照片，与当期计划进度对比后，可直观地分析工程实际进展并实时调整工程组织模式;项目日志管理，系统充分利用信息化的存储与共享功 能，设置了项目日志线上填报，一改传统模式下日志填写走过场的情况，为项目索赔提供了有力依据;工程奖罚管理，与工程检查相关的奖罚信息可以在线填报并落 实到相关单位。

　　安全管理：安全计划、危险源识别、安全教育、安全检查、安全整改、安全奖罚和安全事故。系统可实现安全目标管理责任书和安全工作计划的在线存 储、危险源识别在线记录、安全教育培训情况在线存储，便于上级主管部门随时了解工作情况;检查记录、隐患问题整改记录实时上传，可依据检查及整改情况，在 系统中进行专业考核在线审批，并自动将考核结果落实到相关项目的相关施工队伍，避免了中间环节，提高了安全管理的时效性，问题、整改过程、整改结果在线透 明，加强了专业管理力度。

　　质量管理：质量创优规划、质量检查及整改、质量交接、质量奖罚。系统实现了质量规划、质量检查及整改、质量交接的在线记录和审批，质量奖罚直接 落实到施工队伍，运用信息化手段，保证了检查、整改等记录的实时性，检查整改的信息能够在集团、分公司、项目部三级管理之间对等传递。

　　竣工管理。首钢建设的竣工管理主要包括工程实施过程中技术资料和经济资料的收集工作。系统的竣工管理实现了按专业标准模板收集上传工程资料，平台存储，方便查阅，永久保存，避免了因人员流动等因素造成的资料缺失;同时工程竣工时可推送到档案管理系统，形成电子档案。

　　项目管理信息系统的特色

　　以企业自身管理为基础规划设计。首钢建设项目管理信息系统的规划及实施，充分考虑了集团、分公司、项目部三 个层级的管理需求及实际应用需求，对各层级的需求进行了充分的调研和分析，利用近一年的时间，由各专业管理部门牵头，梳理管理流程，修订管理制度，从中发 现了不少管理方面的问题和薄弱环节，形成了《首钢建设经营管理薄弱环节梳理调研报告》，提交公司决策层，针对发现的管理问题和薄弱环节，多次召开研讨会， 查找问题，制订措施，从而使项目管理信息化规划实施和管理紧密结合，以专业管理为基础，大大提高了信息化和专业管理的融合度。

　　以计划为龙头提升管理。首钢建设项目管理信息系统在项目管理整个生命周期的管控设计上，无论是经济业务还是 管理业务均遵循PDCA循环的管理控制理念，从根本上解决软件不能解决的提升企业管理软实力的问题。采用以项目施工组织设计和施工预算为龙头的PDCA大 循环管控思路，一方面可对全部业务的发生进行预控，另一方面也可以通过将同类工程的成本测算模板标准化，为同类工程积累经验数据，便于下一个工程进行改 进;同时，系统在各个专业管理模块中，均设置了本专业的PDCA管控小循环，在专业管理的关键环节设计上还体现了PDCA微循环设计，用计划指导实际业务 发生，用实际业务与计划的偏差分析来不断修正计划，通过提高计划的精准度来提升项目管理水平。

　　以资金为抓手深化应用。首钢建设项目管理系统的业务管控原则是“无计划、不发生;无发生、不记录;无记录， 不结算;无结算、不付款”，系统的一切资金数据均来源于实际的业务管理过程;在信息系统投入运行后，企业明确了没有系统自动生成的、并在线流转审批完的资 金申请单，财务部门不予付款的专业管理制度，通过软硬两项约束措施，一方面保证了系统推广应用无障碍，另一方面也提高了系统的实际应用价值，减少了各管理 环节之间的管理漏洞。

　　实施效果

　　优化管理流程，打造标准化管理程序。首钢建设的项目管理信息化实施的过程，就是对自身的管理流程和管理方式进行梳理与再造的过程。通过应用系统建设，不但规范了管理流程，加强了标准化管理，还为各项管理制度的落实提供了有力支撑。

　　提高管理深度，实现精细化管控。首钢建设的项目管理信息系统，主要应用模块均为定制研发，通过对系统架构的缜密设计，实现了各个业务环节数据的流程化，减少了人为因素的影响，增加了透明度，提高了管理深度。

　　加强过程控制，提升企业盈利水平。首钢建设项目管理信息系统的定位是业务管控，业务在线操作，数据及时统计，项目成本分析实时进行，有效地解决了财务核算体系相对滞后的问题，提高了项目成本管控水平，同时又为财务专业的经营成果的核算提供了检验依据，提升了企业盈利水平。

　　实现信息共享，提升综合分析能力，支撑各层级领导经营决策。首钢建设项目管理信息系统的应用，打造了信息共享平台，为各项管理工作提供了强大的数据支撑，可实现单一专业的纵向逐级分析，也可以实现多专业间的横向综合分析，为集团各层级领导的经营决策提供了有力的依据。

　　业务在线处理，提高工作效率与质量。随着首钢建设市场区域的不断扩展，通过项目管理信息系统的应用，业务过程在线操作、在线流转审批，提高了多地域管理的工作效率;系统庞大的计算功能，可对业务结果进行自动汇总统计，报表自动生成，减少手工工作量的同时，也提高了工作质量。

　　存在的问题和启示

　　问题：信息系统对业务扩展的技术支撑较弱。

　　启示：“规划先行，架构支撑”，前期规划和管理业务梳理(标准化、流程化、制度化)必须全面、深入;抽象出整体业务架构来支撑多样化的管理业务。

　　问题：系统整合未完全实现。项目管理系统与人力系统、财务系统之间实现业务集成，但未进行系统整合，存在部分重复工作和数据衔接的问题。

　　启示：信息化是一个持续的过程，不可能一蹴而就。“整体规划，分步实施”，最终达到系统数据统一化，为企业经营决策提供支撑。

　　问题：报表和结果展示部分不完善。业务过程数据全面反映在系统中，但数据报表和业务结果展示相对欠缺，目前，正在规划完善的报表中心，打造综合的经营管控和决策支持系统。

　　启示：系统建设的目的：一是管控，二是经营决策支持。

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