管理信息化实践中十大误区

发布日期：2014-07-03来源：本网编辑：龚炜

[摘要]大量实践经验提醒我们，在管理信息化上需要特别注意信息技术本质特性及其适用范围，注意“人”在管理系统中无法被取代的那些作用，合理定位人与计算机在管理系统中的不同角色，划清人机分工的界限。

　　　信息技术的本质特性

　　计算机从20世纪40年代诞生至今，已经历了4代，计算速度、存储容量大幅提升、价格大幅下降。与此同时，计算机软件也随着面向对象程序设计方法的出现以及万维网(World Wide Web)的普及，系统开发工具和商品化的应用程序大量出现，使得计算机进入了一个大发展的阶段，普通人甚至儿童也成为计算机的使用者。

　　虽然计算机性能大幅提高，开发工具层出不穷，但计算机的体系结构都是相同的，到目前为止计算机本质上只能处理二进制编码的数字信息，程序设计的主流数据库技术基于关系模型(需要对处理的数据信息进行格式化处理，一般表现形式为二维表)。适合这种计算机特性的应用领域包括：科学计算、数据处理(信息处理)、实时控制(过程控制)、计算机辅助工程、计算机通信、人工智能等。在建筑施工行业类似的应用有：文字及报表处理、资料存储及检索、结构计算及有限元分析、预算报价、CAD、二维及三维动画制作、BIM、计算机辅助控制船机设备、电子邮件等。计算机在重复计算、机械记忆、快速通讯、标准化过程控制等方面表现出人脑不可比拟的优势。

　　基于计算机的本质特性，计算机并不善于应对非程序化、非标准化的随机事务，尤其是模糊问题。在管理活动中有着远比二进制逻辑复杂得多的业务逻辑，关系模型也不能覆盖全部实际业务模式，管理信息不能全部按关系模型格式化，大量信息是非结构化的，难以用关系型数据库去处理。现实中还存在层次模式，甚至更复杂的网状模式。在管理领域计算机面对的挑战已不再是计算机性能及价格问题。

　　大量实践经验提醒我们在管理信息化上需要特别注意信息技术本质特性及其适用范围，注意人在管理系统中无法被取代的那些作用，合理定位人与计算机在管理系统中的不同角色，划清人机分工的界限。

　　建筑施工行业的管理特性

　　按照管理大师彼得·德鲁克的观点，管理学既不是一门艺术也不是一门科学，而是一种实践。管理的主体是管理者--人，不是机器。管理特性在本质上存在模糊性、非量化性、非标准性、还有突发性及个性化等。不可否认在管理过程中存在可以量化、标准化的信息与流程，但更大量的还是难以量化、难以标准化的随机过程，甚至还存在文化、传统习俗及其他精神层面的影响。

　　建筑施工行业在施工生产过程中极易受天气、地质、海浪这些自然因素的影响，还容易受业主变动、设计变更、政策调整、政治动荡这些人为及社会因素的影响。施工生产过程包含大量非可控的变数。建筑施工企业管理系统是一个充满不确定性的复杂系统。这些行业特性与计算机本质特性不相容，直接造成行业管理信息化的复杂性与艰巨性。目前还没有任何产品化的人工智能系统、计算机系统适应这类性质的业务。管理及行业特性决定了建筑施工行业管理信息化建设不能简单照搬标准化、产品化及工具化的思路。

　　建筑施工行业管理信息化中的误区

　　领先的系统架构、高性能的计算机硬件配置、足够的网络带宽、技术先进的软件系统、冠以现代理念的管理咨询及流程梳理，并没有保证取得管理信息化的成效。通过分析行业以往管理信息化失败的案例可以发现，建筑施工行业在管理信息化过程中存在以下一些误区：

　　信息技术认识误区。用户因缺乏信息化专业背景知识，受一些广告宣传及营销人员误导，容易被计算机的表面智能特性迷惑，将管理信息化等同为管理智能化，以为电脑可以取代人脑，对信息化产生不切实际的期望，提出一些无法实现或实施难度极大的要求(有的用户认为将施工图纸扫描之后，计算机就能算出工程量。有的用户认为计算机不会出错)。一些用户认为在人脑中十分简单明了的事情在计算机中也是如此，认为对人而言十分厌恶的重复劳动计算机也会难以承受。

　　计算机目前还不能像人脑一样思考。计算机表现出的智能是一种建立在二进制逻辑基础上的低级智能，完全不能与人脑相提并论。在管理中人脑十分擅长的一些工作对计算机而言十分困难。计算机没有协调、经验直觉、多层次抽象和自我改进等能力。信息系统可以辅助但不能代替管理人员决策。

　　管理认识误区。信息化专业人员因专业思维习惯和不熟悉管理(特别是不熟悉中国式管理)的原因，容易采用二进制逻辑方式表达现实中的一些现象，认为管理学是一门等同数学、物理学的科学，相信管理过程可以像生产线一样准确控制，像二进制逻辑一样非此即彼。

　　管理过程特别是施工企业管理过程中充满不确定性及差异性，经常要依据不完整的信息进行判断与决策。这种决策活动不能简单地用“同意(yes)”、“不同意(no)”操作，在实践中常常表现为一段模棱两可的文字。采用精确模式设计的管理系统往往经不起管理实践的考验。

　　还有一种管理认识误区是认为管理决定信息化成败，只要管理搞好了，管理信息化就不成问题。在行业内管理良好的企业也存在信息系统实施风险。成熟的管理体系并不能绝对保证信息系统实施成功，管理信息化实践中不缺乏这类案例。建立管理信息系统除了对管理体系有要求之外，还必须高度重视系统实施过程管控问题，高度重视管理信息系统复杂性的问题。管理信息系统建设是带有项目管理特性的实施过程，业界至今没有建立一套标准化、程序化的科学实施方法。即使有好的管理体系，忽视对信息系统实施过程的系统管理，也会导致系统实施失败。

　　大公司误区。相信大公司更能保证管理信息系统实施成功，尤其是对缺乏信息化实践经验又面临信息化压力的用户更容易接受这一观点。信息化专业大公司并不是保证管理信息化一定成功的充要条件。信息化专业大公司包括一些国际性的信息化专业大公司在管理信息化中失败的案例并不罕见。不可否认信息化专业大公司具有很好的整体实力，拥有更多的资源，这些优势往往在标准化、工具化产品中有充分体现。搞管理信息化本质上是一种专业化服务，而且具有长期性、个性化的特点，大公司的优势并不一定能很好体现出来。其中最大的挑战之一是性价比的问题，大公司的服务成本往往较高，用户购买服务时要考虑系统使用价值、企业规模、盈利水平、管理现状、系统维护升级成本等诸多因素。用户与大公司在这些方面容易产生矛盾，甚至导致系统实施失败。

　　业务需求误区。一是认为用户一定了解自己每天接触的业务，用户可以对业务需求自明、自知、自述，用户自然应该承担业务需求分析的责任，至少承担讲清楚业务需求的义务;二是认为通过开会讨论加上访谈、问卷调查的方式就能完成最终需求分析报告，按“瀑布式”的开发模式进行需求分析。

　　开发方在系统实施中要求由用户自己提出并最后确认业务需求，或者要求用户仅凭书面分析报告确认业务需求，在系统实施中严格限定用户对需求的变更。这显然对用户不公平;反过来，用户认为开发方具备专业能力，可以完全理解自己的业务需求，认为开发方仅凭自己模糊的口头表达就能抓住业务需求的关键，用户有时还会提出一些不符合逻辑、自相矛盾的需求，在系统实施过程中对需求变更过于随意，意识不到需求管控对系统实施的重要影响。这对开发方无疑也是一种不公平。

　　大量实践证明，由于系统的复杂性及专业性，用户难以承担业务需求分析重任，只能在需求分析中扮演提供素材的角色;即使专业人员，仅凭访谈加书面问卷，也难以完成复杂系统的需求分析。需求分析是一个动态、循环、迭代的过程，需要原型甚至相似实际系统的帮助。将大量资源用在口头讨论、书面报告、问卷调查上对提高需求分析质量的帮助不大。

　　行业差异误区。盲目借鉴其他行业信息化成功案例，忽视行业差异性对信息化的影响。信息技术在基础层面是高度抽象与统一。通用的信息技术覆盖了各行各业。但到了管理层面，由于管理的差异化个性化导致信息技术通用性在管理应用层面失效。无视这一点会导致不顾行业差异直接照搬其他行业信息化经验与模式，造成信息系统与实际业务管理模式冲突。

　　在国内其他行业如金融、电讯、制造、运输、税务、医疗、物流等率先在信息化上获得成功。这些行业核心业务具有规范化、标准化、程序化、数字化、紧耦合的业务特性，这些行业的核心业务与计算机在本质特性上相融合、不冲突，信息化面临的挑战主要来自纯技术、纯逻辑层面。建筑施工行业管理信息化不能盲目照搬这类行业信息化的建设模式。建筑施工行业总体信息化发展水平比其他行业相对滞后，与行业特性差异不无关系。

　　信息孤岛误区。仅从片面的纯技术角度看待信息孤岛问题，采用高度集成化、一体化的、紧耦合的技术方案建立信息系统、应对信息孤岛问题，结果又导致产生信息系统总体僵化、缺乏可扩充性，甚至被系统捆住手脚等问题。信息孤岛是一种复杂的大系统现象，涉及行业管理、企业内部管理、信息技术、社会环境等多种复杂因素，不是仅靠技术方案可以解决，更不可用紧耦合的总体系统架构来应对。要学会从更高的视角看待信息孤岛问题，采用系统化的思路化解信息孤岛困扰。

　　开发模式误区。一是按照标准化、工厂化的管理模式建立管理信息系统。企图用信息化手段强制改变员工的管理行为，实现标准化管理，甚至改变企业管理模式。管理系统不是生产线，每个职能部门每个岗位都需要某种程度的判断与决策，系统要有足够的柔性才能保证系统的实用性。刚性的管理信息系统违背管理特性，也违背管理者的人性，最终也难以达到标准化管理的目的。

　　二是按照工具化、产品化的实施模式建立管理信息系统。管理信息系统带有一定工具化特性，但不能完全等同于工具。管理信息系统最多只能达到半成品化。由于企业外部市场环境千变万化，企业管理体系不是静态系统。管理信息系统需要随管理系统调整不断变化、优化。管理信息系统是动态的系统，管理信息系统建立、运行、维护是一个长期动态服务过程，不是标准化定型产品生产过程，不是标准化产品购买行为。在系统开发、运行、维护上要注意这一特性。

　　信息化规划误区。过度强调信息化规划的作用，认为系统规划水平高低、详细与否将决定管理信息系统成败。这种看法忽视了管理系统的复杂性与动态性，夸大了规划应对不确定性的作用。管理信息化建设过程是充满变化的动态过程，要面对大量不确定因素，信息化规划只能是起指导大的方向和目标的作用，需要在实施中动态调整。信息化实施过程管控水平的高低比信息化规划水平的高低更为重要。

　　信息化价值误区。不仅专业公司，还有用户有时会自觉不自觉地夸大信息化的价值，甚至将企业的绩效与信息化过度关联。有的企业遇到困境，企图靠信息化来解决企业生存问题。

　　信息化为行业带来的价值毋庸置疑，但管理信息化的价值难以量化(这是世界性的难题)，大都只能定性分析评价，这是由管理特性决定(管理本身的价值也是如此)。对管理信息化的价值不宜过度夸大，不宜将企业的绩效与信息化过度关联(难以在逻辑上证实)。否则会对信息化建设带来反面效果。

　　管理信息化可以带来效率提高，也可能促进管理提升，但管理信息化并不神奇，不能认为信息化是灵丹妙药，包治百病。摆脱企业困境最大的希望还是在人的身上，管理体制与企业文化常常表现得更神奇。

　　实施策略误区。一是认为一把手是关键，管理信息化成败与否全靠一把手(实践中较多情形是将失败的责任赖到一把手身上，即使领导给予资金支持，仍会责怪领导没有带头使用系统);二是急于求成，不顾企业管理实际状况，认为只要加大投入，加大信息化推进力度，就可能让信息化建设跨越式发展，快速达到一个更高水平。

　　领导支持与否对企业管理信息化至关重要，但信息化是一项复杂的系统工程，信息系统成败与否涉及诸多因素：企业管理模式、传统习惯、业务特性、人才队伍、技术方案、实施策略等。不宜将一个复杂系统的成败与否简单归结到某一个点上、某一个角色的身上。

　　国内外信息化发展实践证明，企业信息化发展存在阶段性的规律，管理信息化阶段划分理论在国际上有“诺兰模型”、“米歇模型”等。国内业界也有一些类似的阶段划分模型。国资委在2007年出台的对中央企业信息化建设情况分析排队的评价标准，(国资发[2007]8号)文。通过9项指标的分析，将中央企业信息化建设情况分成5 档，也对应企业信息化不同发展阶段。大量实践证明搞信息化建设往往欲速则不达。

　　由于行业管理信息化实践的丰富性、复杂性、多样性，一定还有其他一些信息化误区。笔者受个人专业水平及经验局限，不再一一列举。上述信息化误区主要来自实际经验感受与观察，不具备理论上的通用性，但希望对业内同行在信息化建设实践中起到抛砖引玉、规避风险、少走弯路的借鉴作用。

　　对建筑施工行业管理信息化的建议

　　2012年国资委在开展中央企业管理提升活动中，将管理信息化作为一个独立板块，并且组织推进信息化登高行动。为了避免将信息化建设变为一项昂贵的形象工程,建筑施工企业搞信息化建设,必须坚持从实际出发, 坚持按客观规律办事,充分认识行业信息化建设的复杂性与艰巨性,坚持长期持续稳步科学推进信息化建设。对建筑施工行业管理信息化提出以下几点建议：

　　加强人才队伍建设。建筑施工行业信息化起步早，总体推进速度落后其他行业，人才短缺是其中重要原因之一。建筑施工行业信息化人才队伍建设存在短板：缺乏信息化建设人才队伍的系统规划、激励政策、管理办法、培养措施。行业信息化人才大多处于自生自灭状态，企业难以吸引高素质人才加盟信息化建设队伍。行业在传统业务人才培养上有一套成熟的体系，其中好的做法、经验可以借用到信息化队伍建设上来。但还要注意信息化专业人才与传统主营业务人才的差异性，注意行业信息化专业人才与信息化专业公司人才的差异性。

　　完善管理办法促进行业信息化健康发展。采用特级资质考评促进行业信息化发展是管理办法之一，推行中因种种因素出现了一些偏差。面对行业规模庞大，系统复杂，管理标准化基础薄弱等现状，有必要结合行业实际及这些年信息化实施情况，客观评估标准的内容，制定更加科学可行的管理办法，促进行业信息化健康发展。

　　客观评价行业信息化典型案例。典型案例对行业信息化建设有示范作用，基于目前行业信息化发展实际总体水平，还没有行业公认的完美案例。在现阶段既不要夸大典型案例，也不必苛求典型案例。从行业实际出发，只要案例在某些方面对大家有启发作用就可以实事求是地宣传，为其他用户带来启发作用。

　　加强对行业管理信息化基础性研究。目前专业公司推出的信息化解决方案仍侧重纯信息技术，与行业用户实际应用需求存在一段距离，需要结合行业管理需求及管理特性，研究具有建筑施工行业特点的管理信息化基础技术：包括系统架构、异构系统集成、业务流程、业务功能模块、信息共享模式、实施过程管控、信息化建设模式等。重点要解决如何将信息技术与行业管理相融合，如何搭建管理与技术之间的桥梁，如何保障管理信息化可持续。

　　借鉴国际先进施工总承包企业信息化的经验。国际上发达国家与地区的大型施工总承包企业在管理信息化上走在业界的前面，经过了实践检验，其中有些经验、理念可以借鉴。但要注意不能生搬硬套，要结合国内行业特色消化吸收应用。

　　建立良性的行业信息化合作模式。经过几十年发展，行业用户与专业公司在信息化上的合作状况并不乐观。面向行业的信息化专业公司还没有发展壮大，没有形成行业高度认可的管理信息化品牌。经历过信息化实践的用户付出的代价与得到的回报还不成比例。专业公司与用户之间还没有建立起完善的良性合作模式。专业公司要生存、发展、壮大，用户要借助专业公司推进管理信息化，双方之间有博弈，也有合作的交集。在管理信息化上，用户与专业公司要么共赢，要么共输，大家需要认真思考如何共同营造良性的行业信息化合作模式。专业公司这些年在行业信息化中付出了努力，做出了贡献，但还有很大的提升空间。用户这些年在管理信息化中得到了锻炼，实现了一些价值，也需要继续加强自身信息化综合能力的提升，这样才有可能与专业公司形成优势互补，良性合作，共同促进行业信息化健康向前发展。

　　信息化是全球性潮流，无论遇到多少困难，趋势不可阻挡。“近年来，在政策引导和管理需求的双重推动下，施工企业的信息化建设实现了快速发展。特别是以260多家特级企业为代表的一批企业，率先展开的积极深入的信息化实践，为行业信息化的推进积累了宝贵经验。”[中施企协信息字〔2013〕01号]。尽管行业核心管理业务信息化实施效果尚不尽如人意，只要坚持下去，不断努力、不断总结、不断学习、缜密思考、稳步推进、持续改进、跬步千里，建筑施工行业信息化一定会迎来明媚的春天!(作者：中交第四航务工程局 邓和平)

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