建筑企业的法务部门如何给力

发布日期：2014-06-10来源：编辑：龚炜

[摘要]新的形势下，如何借助企业法务部门充分发挥法务人员在参与企业的决策、经营、管理、预防和处理各种法律纠纷方面的作用，切实提高建筑施工企业的抗风险能力，

　　现代建设工程项目的复杂性高、项目的参与方多、建设周期长，建筑施工企业在经营中面临“两难”，即接工程难、干完工程要钱更难，致使建筑施工企业面临的风险因素多、风险大。风险管理已经越来越成为建筑施工企业管理体系中不可或缺的重要组成部分，而法律风险防范在加强建筑施工企业风险管理中又具有特殊重要的地位。

　　为了预防和控制风险，现代建筑施工企业内部一般都设立了专门的法务部门或风控部门，配备专职人员负责法律事务管理，在企业各建设项目的立项、改制、外事活动、投资及招投标工作中严格把关，初步建立起了企业法律风险管理体系。但是，在新的形势下，如何借助企业法务部门充分发挥法务人员在参与企业的决策、经营、管理、预防和处理各种法律纠纷方面的作用，切实提高建筑施工企业的抗风险能力，也越来越成为现代建筑施工企业亟待解决的重要问题。

　　法务部门在法律风险管理中存在的主要问题

　　法务部门介入企业管理与经营活动的机会不多。在许多重大经营决策的初始阶段，法务部门很少介入，没有起到在决策阶段从法律方面审查、把关、论证的预防作用，以致酿成一些本来不该发生的重大法律纠纷。法务部门的工作往往80%的权重是做企业的“保健医生”，20%的权重是企业的“消防队员”，大多数企业的法务部门只是发挥着“问题出现以后担当救火队”的作用，在正常情况下，多是“看着别人干”，活动范围和渗透力有限。

　　法务部门的工作独立性不强，角色定位不明晰。企业法务部门法律事务本身的操作，往往混同于其他行政事务，多是根据上级领导安排行事，未能充分地体现法务工作的专业性并发挥其优势。到了诉讼阶段的法律纠纷，往往非常重大和复杂，法务部门前期没有介入，不了解情况，又没有足够的时间甚至已经没有可能去搜集相关证据，更谈不上稳操胜券了，结果使企业领导人对法务部门颇多微辞。这种使企业法务工作严重后置化的角色定位，严重阻碍了企业法务工作的发展完善。

　　法务部门的工作绩效需进一步提升。尽管建筑施工企业的法务部门在人力、经费、条件都不甚理想的情况下为企业维权做出了大量的努力，但工作绩效仍然很难让管理层满意，提升法务部门的工作绩效是当务之急。

　　法务工作的方式方法需要创新。目前，大多情况下是法律纠纷出现以后，法务人员才被动应对，工作方式大都是事务型，没有把法律风险的防范与控制作为核心业务来抓，不能很好实现法律风险防范的宗旨，更好的维护公司的权利。

　　建筑施工企业内部的法律风险监控机制不健全。比如：企业内部的管理制度不完善或执行不到位导致的经营管理法律风险，法律规范并没有外化于各级经营管理者和全体员工的行为规范。由于缺乏有效的监督，一些项目主管人员在生产经营中的违规事件时有发生，有时为了眼前利益以身试法，严重侵害了企业的整体利益，阻碍了企业的长期发展。

　　提升法务部门法律风险管理能力的主要制度和措施

　　建立现代企业制度，完善科学决策机制，从源头上防范法律风险。通过决策的预先审查制度、审慎合理的决策授权制度、科学规范的议案组织程序等，逐步建立起科学的决策机制，并将建立健全法律风险防范机制与加快建立现代企业制度、完善法人治理结构有机结合起来，有效地提升企业决策层和高管人员法律风险的防范意识，使法律风险防范机制成为建筑施工企业内部控制体系的重要组成部分。

　　为实现这个目标，首先，要让各级领导重视风险，知道事前防范比事中控制重要，事中控制比事后补救付出的代价更小。作为法务部门，应采取多种方式，利用多种宣传工具，加大宣传力度，通过各种会议宣传风险防范的重要性。其次，通过多种途径提高各级领导的风险防范意识。在公司内部举办各种形式的培训班，邀请全省，乃至全国建筑行业的著名专家针对不同层次的领导进行有针对性的培训;根据不同情况，建议不同层次的领导参加国内外不同形式的培训，引进先进的管理经验;定期举办或选派有关人员参加省、市、区举办的法律知识竞赛活动，并多次获得上述单位的奖励;对新职工进行岗前法律知识培训;再次，要注重理论紧密联系实际。法务部门常年订购各类法律书籍及报刊、杂志，重要的书籍随时发放;在公司内部的报纸上设有专刊，及时刊登典型案例;遇到特殊情况，专门制作简报，发给中层领导人手一份，要求各单位组织学习;通过报纸和简报形式，把国家法律、法规、政策适时贯输到每个领导干部和职工中去，同时，还要求各单位将生产经营中出现的有关法律事务及时报告、总结，及时给予指导和帮助。

　　制定和完善规章制度，健全内部监控机制。建章立制工作在法律风险管理方面具有特别重要的地位，企业内部要建立科学、规范的法务部门工作制度和工作流程，明确企业法务工作者处理企业法律事务的权限、程序等。

　　在建筑企业，合同的审查和管理非常重要，只有利用积极的风险监控措施，多角度地运用法律思考，规避或削减风险损失才是最有效的途径。我们在这方面实行了《合同审查和会签制度》。比如：一份建筑工程施工合同，各单位相关人员在合同谈判时，要认真审查各项条款，合同草拟后，要分别经过公司负责经营主管、生产主管、管理主管、财务主管和法律主管领导的审查、修改、批准后，才能正式对外签订。

　　为了规范公司工程项目成本、资金管理，合理控制成本费用和资金支出，防范经济风险，维护项目承包人合规经济利益和正常生产经营秩序，我们还制订了《工程项目成本、资金监控规程》，以文件的形式下发到各单位。该规程就适用范围、监控内容、项目成本管理责任主体、合同审核及审核流程等内容做出了非常详尽的规定。比如：合同审核流程：各类合同通过公司综合项目管理系统“合同管理” 模块审批。流程如下：

　　劳务分包合同：项目劳资→项目负责人→单位经理→公司劳务部

　　材设购租合同：项目材设→项目负责人→单位经理→公司财务部

　　专业分包合同：项目预算→项目负责人→单位经理→公司财务部

　　同时还规定以上合同签订均须使用公司统一的标准合同文本，经“合同管理”流程审批后，纸质文本转财务/劳务部门加盖公司合同审核专用章→项目所属单位加盖公章→原件交成本监控中心一份，作为财务部支付合同资金的控制依据之一。由于“甲定乙购”等特殊原因，签订合同未使用公司标准合同文本的，必须经“合同管理”流程审批并加盖公司合同审核专用章后，项目所属单位才能加盖公章。凡未加盖公司合同审核专用章的，财务部不得签批支付资金。

　　各单位应设专(兼)职合同管理员，负责签订合同使用规定文本、审核、审批传递、登记、保管、存档和移交等工作。

　　另一个重要的制度就是公章管理制度。公章是行使权利和承担责任的象征，为确保公司利益，加强公司的印章安全性、严肃性、合法性，防范印章使用可能产生的风险，保障公司信誉，强化程序，明确责任，特制订了《公司印章管理使用办法》，公司印章由公司办公室安排专人管理，公章使用必须经过严格的登记、审批和管理程序。原来有些企业，各下属项目管理部门都刻有自己的公章，但却无专人保管，致使公章随意使用，有时发生纠纷后，纠纷的另一方趁其不备，或内部人员在没有核实清楚时也随意使用，这些行为会往往给企业带来无法挽回的损失。通过实行公章管理制度，统一公章使用的范围和办法，规范使用程序，从而能够避免不必要的纠纷，也可以促进企业内部监控机制的进一步健全与完善。

　　建筑施工企业要完善法律管理职能，逐步建立由企业主要负责人领导、法务部门与业务部门共同参与建立的，以事前法律风险防范为主的组织模式和工作机制，只有建立一套完整的制度，才能保障企业法务部门真正发挥其应有的职能。

　　从多方面给力，提升建筑施工企业法务部门的工作绩效。首先要创造条件，设岗定员，把培养法务人才纳入企业整体人力资源管理的范围，吸收和培养即懂经济和企业管理又懂法律及其实务的复合型法务人才;其次要切实提升法务人员在企业管理中的地位，“有位才有为”，有条件的单位要设立法务经理，使企业法务真正进入决策层;再次要改进法务工作的方式方法，逐渐实现由事务性向管理型转变，由被动向主动参与转变，将法律风险的防范与控制作为核心业务;最后要提升法务人员的工作能力，加强对法务人员的培训，改善工作条件，建立一套完整的激励机制和奖励办法，全面提升法务部门的“战斗力”。

　　实行办公信息化管理。建立信息化办公系统，能够为建筑施工企业建立法律风险管理的长效机制提供基础保障。比如：有助于固化风险管理流程，减少人为因素的影响，将法律风险管理的内容嵌入公司生产经营管理流程，提高工作效率等。

　　完善建筑施工企业法务工作机制的方式方法

　　法务工作的方式、方法应当充分体现服务于建筑施工企业经营目标的指导思想。首先，应当注意与企业其他部门的有效沟通，认真倾听他们的想法与意图，想办法从法律上将这些想法、意图完善。其次，建筑施工企业法务部门必须具备专业操守和职业素养，得到企业员工发自心底的认同。只有企业员工认为法务部门的介入确实让其产生了实实在在的安全感时，法务部门及其工作人员才算真正融入到公司的服务管理队伍中。再次，企业法务人员应充分认识到企业效率的重要性，在保证规范的前提下，最大可能地提高工作效率。法务工作渗透到企业业务的各个环节，但有时并不易让人察觉，或一时不易让人理解，效果暂时不易得到体现。这就要求法务人员在工作作风上坚持虚心、细心、耐心、恒心：虚心请教相关人员，熟悉相关背景与流程，不能以偏盖全，草率作出法律判断;细心思考经营中可能面临的风险，寻求最合适的规避方式，不能因为经营存在法律风险，法务人员将来可能承担责任，而一概回绝;耐心解释法律结论，说服相关决策人充分考虑法律判断，不能武断、草率;持之以恒，脚踏实地，精益求精，做好每一件小事。

　　总之，在建筑施工企业内部设立专门的法务部门有其不可替代的特点和重要功能，对于建筑施工企业保护自己、发展自己不可或缺。建筑施工企业要创新管理模式，提高法律风险预见和防范能力，提高自身依法决策、依法管理、依法办事的能力和水平，加快建立规范的法人治理结构，建立健全科学、规范的建筑企业法务工作制度，为全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会做出更大的贡献。

　　(作者：河南五建建设集团有限公司   孙国民 楚惠玲)

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